3 maja 2012 roku został wydany certyfikat potwierdzający, że Urząd Miejski w Chociwlu posiada System Zarządzania Jakością zgodny z  normą PN-EN ISO 9001:2008 (europejski odpowiednik EN ISO 9001:2008).  Kluczowym elementem wpływającym na efektywność zbudowanego Systemu Zarządzania Jakością, było właściwe zaadaptowanie wymagań normy do  potrzeb urzędu uwzględniającego wymagania i specyfikę naszej pracy.

      Kolejnymi etapami wdrożenia i certyfikacji SZJ były:

1.      Audit wstępny w organizacji - mający na celu zapoznanie konsultanta                                      z funkcjonowaniem organizacji oraz ocenę stopnia zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009.

2.      Opracowanie dokumentacji SZJ- Księgi Jakości, wymaganych procedur, instrukcji systemowych, formularzy.

3.      Szkolenia  urzędników, kierownictwa  oraz auditorów wewnętrznych.

4.      Wdrożenie w urzędzie ustanowionych w dokumentacji SZJ postanowień.

5.      Audit wewnętrzny oraz Przegląd Zarządzania Systemu Jakości - sprawdzający efektywność funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.

6.      Działania korygujące i zapobiegawcze - jeżeli w trakcie auditów wewnętrznych zostały wskazane niezgodności.

7.      Przygotowanie urzędu do certyfikacji.

8.      Audit certyfikujący - wykonany przez niezależną jednostkę certyfikacyjną, przy udziale konsultanta przygotowującego firmę.

Korzyści płynące z wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością w organizacji:

      1.     Zmiana podejścia do jakości w jednostce - włączenie wszystkich pracownikó w budowanie jakości.

      2.     Przejrzystość procesów funkcjonujących w organizacji, uporządkowanie całego obszaru zarządzania urzędem i uregulowanie granic zadań, kompetencji   

               i odpowiedzialności pracowników.

  3.     Wypracowanie czytelnej struktury organizacyjnej w zakresie odpowiedzialności  komunikacji wewnętrznej - usprawnienie zarządzania i umożliwienie

               utrzymania  stabilności procesów.

 4.     Komunikowanie w całej firmie polityki jakości i celów strategicznych - każdy pracownik zna cele firmy i utożsamia się z jej wynikami.

5.     Zmniejszenie kosztów poprzez zmniejszenie ilości niezgodności - rejestrowanie niezgodności i badanie przyczyn ich powstania oraz wdrażanie działań

        korygujących.

6.     Identyfikacja i monitorowanie wymagań prawnych stawianych organizacji.

7.     Zmniejszenie kosztów poprzez   wdrażanie działań zapobiegawczych w celu wyeliminowania potencjalnych niezgodności.

8.     System zarządzania jakością generuje dane umożliwiające ciągłe doskonalenie przebiegu procesów i jakości wyrobów.

9.     Certyfikacja systemu zarządzania jakością jest obiektywnym dowodem dopełnienia staranności w wykonywaniu zadań.

      10.    Obiektywne potwierdzenie pracy urzędu  przez niezależną jednostkę certyfikującą.